- Gjestene spør oftest om dresskode, parkering, allergivennlig mat, gaveønsker og om barn er velkomne før et selskap.
- Ved å sende ut en proaktiv FAQ-liste sammen med invitasjonen, reduserer du antall individuelle henvendelser og sikrer at alle gjester føler seg trygge på de praktiske rammene for arrangementet.
Hvor kan gjestene parkere under selskapet?
Gjester har behov for å vite nøyaktig hvor de kan sette fra seg kjøretøyet og hva det koster. Oppgi om det er gratis parkering på eiendommen til f.eks. Villa Grande, eller om de må benytte nærmeste parkeringshus. Spesifiser også om det finnes lademuligheter for elbil, da dette er et økende behov i 2026. Dersom det er begrenset med plass, bør du informere om nærmeste kollektivknutepunkt, for eksempel navn på busstopp/stasjon.
Hva betyr den oppgitte dresskoden?
Kleskode er ofte den største usikkerhetsfaktoren for gjester. For å unngå forvirring bør du definere hva du legger i begrepene:
- Galla: Kjole og hvitt eller bunad for menn, og lang fotsid kjole for kvinner.
- Mørk dress: Mørk blå, grå eller sort dress for menn, og cocktailkjole eller penbukse for kvinner.
- Pent: Skjorte og penbukse (ikke nødvendigvis slips eller jakke) og sommerkjole eller tilsvarende.
- Temafest: Spesifiser om det kreves full utklemming eller om det holder med en liten rekvisitt knyttet til temaet.
Hvordan håndteres allergier og diettbehov?
Vertskapet har ansvaret for å samle inn informasjon om allergier minst 14 dager før selskapet. Spør spesifikt etter behov for glutenfrie, laktosefrie, vegetariske eller veganske alternativer. I selskapets FAQ bør du informere om at menyen vil inneholde merking av de vanligste allergenene (nøtter, melk, egg, hvete), og at kjøkkenet på Sporten er informert om alle innsendte behov.
Er barn velkomne i selskapet?
Gjester med barn må vite om arrangementet er barnevennlig eller kun for voksne («Adults Only»). Dersom barn er velkomne, bør du spesifisere om det finnes et eget lekerom, barnemeny, eller om foreldrene må medbringe eget utstyr som barnestoler. Hvis selskapet er uten barn, bør dette kommuniseres høflig, men tydelig, slik at gjestene får god tid til å skaffe barnevakt.
Hva ønsker jubilanten eller brudeparet seg i gave?
For å forenkle gavevalget for gjestene, bør du inkludere en henvisning til en digital ønskeliste eller en spesifisert gavekoordinator. Mange gjester foretrekker i dag opplevelsesgaver eller bidrag til et formål, fremfor fysiske gjenstander. Oppgi navnet på ønskelisten hos aktører som f.eks. Illums Bolighus eller Christiania Glasmagasin eller oppgi et organisasjonsnummer for veldedige donasjoner dersom dette er ønskelig.
Når er siste frist for å svare på invitasjonen (S.U.)?
Svarfristen bør normalt settes til 3–4 uker før arrangementsdatoen. Dette gir vertskapet tid til å bekrefte endelig antall gjester til catering og ferdigstille bordplasseringen.
Hvordan melder jeg fra om matallergier?
Du sender en oversikt over dine allergier til vertskapet via booking@sult.no innen den fastsatte svarfristen. Oppgi tydelig om det er snakk om en livstruende allergi eller en preferanse.
Er det greit å ta med en «plus-one» hvis det ikke står i invitasjonen?
Med mindre invitasjonen spesifiserer «med følge» eller er adressert til flere personer, er invitasjonen kun beregnet på den som har mottatt den. Ved usikkerhet bør du spørre vertskapet i god tid før svarfristen utløper.
Hva skjer hvis jeg blir forsinket til selskapet?
Ved forsinkelser bør du sende en kort beskjed til toastmaster eller en utpekt kontaktperson, ikke direkte til vertskapet som er opptatt med gjestene. Informer om forventet ankomsttid slik at kjøkkenet kan vurdere serveringen.
Hvilket tidspunkt starter selve middagen?
Middagen starter vanligvis 30–60 minutter etter oppgitt tid for velkomstskål. Dersom invitasjonen sier kl. 17:00, kan gjestene forvente å gå til bords ca. kl. 17:45.
Er det lov å holde tale eller innslag i selskapet?
Ja, men alle taler og underholdningsbidrag skal meldes på forhånd til toastmaster. Oppgi gjerne antatt varighet på innslaget for å hjelpe med tidsskjemaet.
Tilbys det alkoholfrie alternativer til alle retter?
Det vil alltid være fullverdige alkoholfrie alternativer tilgjengelig, både som velkomstdrikk og til maten. Vertskapet sørger for at de alkoholfrie drikkene er like gjennomtenkte som vinpakken.