Sjekkliste for B2B-konferanse

1. Start med målet: Hvorfor arrangerer dere en B2B-konferanse?

Før du booker lokaler eller foredragsholdere, bør du være helt tydelig på hvorfor konferansen arrangeres.

Still spørsmål som:

• Hva ønsker vi å oppnå? (leads, salg, kundelojalitet, intern kompetanse, employer branding)
• Hvem er konferansen primært for? (eksisterende kunder, potensielle kunder, partnere, interne ansatte – eller en miks?)
• Hvordan vil vi måle suksess? (påmeldinger, oppmøte, avtaleantall, NPS, leads i CRM)

Jo tydeligere mål, desto enklere blir alle valg videre: program, format, budsjett, lokale og kommunikasjon.

2. Sett et realistisk budsjett – med rom for B2B-verdi

Et godt budsjett for en B2B-konferanse bør ta høyde for:

• Lokalleie
• Mat og drikke gjennom dagen (frokost, pauser, lunsj, middag/jubileumsmiddag)
• Teknikk (lyd, lys, AV, streaming, opptak)
• Eksterne foredragsholdere/konferansier
• Profilering og materiell (roll-ups, sceneelementer, gaveposer)
• Markedsføring og påmeldingsløsning
• Eventuelt sosialt program (mingling, underholdning, aktivitetsinnslag)

Tenk også på konferansen som en investering i relasjoner og salg – ikke bare en kostnad. For B2B-arrangementer lønner det seg ofte å legge inn litt ekstra i vertskap, mat og opplevelse for å skape gode møteflater.

3. Velg format: fysisk, hybrid eller digital B2B-konferanse?

Valg av format henger tett sammen med målgruppen:

• Fysisk konferanse – sterkest på relasjonsbygging, nettverksarena og uformelle samtaler.
• Hybrid konferanse – kombiner fysisk tilstedeværelse for nøkkelpersoner med digital deltakelse for resten.
• Ren digital konferanse – aktuelt hvis målgruppen er geografisk spredt eller tiden er knapp.

For mange B2B-arrangementer er en fysisk konferanse i Oslo-området med gode transportmuligheter det mest effektive – særlig når man ønsker nettverking, stands og egne møteområder.

4. Finn riktig lokale for B2B-konferansen

Lokalet er rammen som skal støtte både faglig innhold og nettverksbygging. For B2B-konferanser bør du se etter:

• Sentral beliggenhet og enkel adkomst (nær tog, trikk, T-bane og buss)
• Fleksible romløsninger – plenumsal + mindre rom til workshops/møter
• God teknisk infrastruktur – lyd, lys, skjerm/lerret, streamingmuligheter
• Flyt i lokalet – enkle overganger mellom faglig del, pauser og servering
• Mulighet for mingling og stands – f.eks. foyer, barområde eller egne soner

Sult driver flere selskaps- og konferanselokaler i Oslo og omegn som er godt egnet for B2B-arrangementer – fra historiske villaer til moderne lokaler med utsikt. Det gir deg fleksibilitet til å tilpasse konferansen etter størrelse, bransje og profil.

5. Spikre dato og tidsramme tidlig

For B2B-konferanser er timing kritisk:

• Unngå kollisjoner med store bransjemesser, ferier og «travle» måneder.
• Send save the date tidlig til nøkkelpersoner.
• Bestem om konferansen skal gå over:
  • En halv dag (f.eks. frokostseminar eller formiddagskonferanse)
  • En hel dag
  • Flere dager (f.eks. med middag, mingling eller underholdning på kvelden)

Bedrifter foretrekker ofte dager tirsdag–torsdag, når folk er mest «på» og reiseplanlegging er enklest.

6. Program og innhold: Lag en rød tråd

Et godt konferanseprogram for B2B-deltakere bør være:

• Relevant: Tett koblet til utfordringene kundene eller partnerne dine faktisk har.
• Konsist: Korte, tydelige innlegg heller enn lange monologer.
• Variert: Veksling mellom keynotes, panelsamtaler, workshops og korte casepresentasjoner.

Husk også:

Vurder profesjonell konferansier for å holde tråden, tiden og energien oppe.

Legg inn rikelig med pauser til nettverksbygging.

Tenk på salgsmuligheter uten at det blir for salgsorientert – case og kundeinnlegg virker ofte mer troverdig enn rene salgsforedrag.

7. Mat og drikke – mer enn bare lunsj

Serveringen er en viktig del av opplevelsen – og et sterkt virkemiddel for å skape gode møteplasser. For B2B-konferanser bør du planlegge:

• Frokost/velkomstservering
• Kaffe/te og snack i pauser
• Lunsj med gode alternativer for allergier og preferanser
• Eventuell aperitiff, mingling og middag på kvelden

Hos Sult kombineres restaurantkvalitet på maten med konferansevennlig logistikk – slik at serveringen flyter, uten å stjele tid fra programmet.

8. Teknikk og streaming

Ingenting ødelegger en konferanseopplevelse raskere enn tekniske problemer. Sett av tid og budsjett til:

• Lyd (mikrofoner, høyttalere, lydtekniker)
• Visuelt (skjerm/lerret, prosjektor, bildeproduksjon)
• Streaming eller opptak ved behov
• Test av presentasjoner i forkant
• Ekstra utstyr (klikker, laptop, kabler, adaptere)

Sjekk også internettkapasitet, spesielt hvis mange skal være på nett samtidig eller dere skal kjøre hybride løsninger.

9. Påmelding, registrering og datafangst

For B2B-arrangementer er påmeldingsløsningen også et viktig verktøy for leadshåndtering:

• Velg en løsning som kan kobles mot CRM eller e-postplattform.
• Samle inn data som er relevante (bedrift, rolle, interesser, samtykker).
• Planlegg tydelig:
  • Hvordan påmeldinger skal bekreftes
  • Hvordan ventelister håndteres
  • Hvordan registrering ved ankomst skal foregå (navneskilt, QR-kode, manuell innsjekk)

Et strukturert oppsett gjør det enklere å følge opp deltakerne i etterkant – og å måle effekt.

10. Markedsføring og kommunikasjon mot B2B-målgruppen

En B2B-konferanse trenger en tydelig kommunikasjonsplan:

• E-post til eksisterende kunder og leads
• LinkedIn-kampanjer og organiske poster
• Profilering på egne nettsider (landingsside for konferansen)
• Eventuelle bransjemedier eller partnerkanaler

Vær tydelig på:

Hvordan programmet løser konkrete problemstillinger

Hvem konferansen er for

Hva deltakerne får igjen for tiden de investerer

11. Logistikk: Små detaljer som gir stor effekt

Sjekkliste for praktisk gjennomføring:

• Skilting og mottak ved inngang
• Garderobe
• Vertskap som tar imot gjester og hjelper med spørsmål
• Klare tidsskjemaer for talere og teknikere
• Tilrettelegging for universell utforming
• Transportinformasjon og eventuell parkering
• Eventuelle gaveposer eller materiell ved avreise

God logistikk gjør at arrangøren fremstår profesjonell og trygg – noe som er særlig viktig i B2B-sammenheng.

12. Evaluering og oppfølging etter konferansen

Verdien av en B2B-konferanse skapes ofte etter selve dagen:

• Send ut evalueringsskjema kort tid etter arrangementet.
• Oppsummer internt: Hva fungerte? Hva bør forbedres?
• Registrer viktige leads og samtaler i CRM.
• Del presentasjoner, videoopptak eller highlights med deltakerne.
• Planlegg videre oppfølging – møter, demoer, workshops.

Når du ser konferansen som en del av en lengre kundereise, blir det lettere å ta ut full effekt av investeringen.